Seulement le nécessaire à la location. Le propriétaire peut demander le nom, l’adresse, les coordonnées des anciens locateurs et, avec consentement, une enquête de crédit à partir du nom, de l’adresse et de la date de naissance. Il ne peut exiger ni le NAS, ni l’employeur ou le salaire, ni les coordonnées bancaires, ni un dépôt. La règle de base tient en une phrase : on ne doit recueillir « que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte » (Loi sur le privé, art. 5).

Trois organismes encadrent le choix d’un locataire : la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ), la Commission d’accès à l’information (CAI) et le Tribunal administratif du logement (TAL).

Que pouvez-vous demander au premier appel, texto ou courriel?

Ce qui touche au logement et à la visite, sans plus. Le TAL demande de « ne recueillir que les renseignements nécessaires à l’évaluation et à la gestion d’une demande de location » (TAL), et la loi oblige à déterminer les fins de la collecte avant de recueillir quoi que ce soit (Loi sur le privé, art. 4).

En pratique, tenez-vous-en au logement voulu, à la date d’emménagement, au moment de la visite et à un moyen de joindre la personne. Les visites de locataires potentiels « doivent se faire entre 9 h et 21 h » (TAL, accès au logement et visite). Pour le ton et le délai de réponse, voyez comment répondre aux demandes de location.

N’utilisez pas l’échange pour trier. La CDPDJ met en garde contre le fait de « poser des questions sur une ou plusieurs caractéristiques personnelles de la personne » et rappelle que « l’origine ethnique, la religion ou la capacité de parler le français » ne doivent pas servir de critères (CDPDJ, Propriétaires de logement). La langue, motif protégé, comprend aussi l’accent de la personne (CDPDJ, À louer sans discrimination).

Que ne pouvez-vous jamais exiger?

Rien qui touche aux motifs de la Charte, et aucun des renseignements que la CDPDJ, le TAL et les tribunaux jugent non nécessaires. L’article 10 de la Charte interdit toute distinction fondée sur « la race, la couleur, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge sauf dans la mesure prévue par la loi, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap ».

Nul ne peut, par discrimination, refuser de conclure un acte juridique portant sur des biens ou des services ordinairement offerts au public, comme un bail (Charte, art. 12), ni harceler une personne pour l’un de ces motifs (art. 10.1). La condition sociale vise entre autres le métier, le revenu, comme le fait d’être inscrit à un programme d’aide sociale, le niveau de scolarité ou l’itinérance (CDPDJ).

Le Code civil ajoute qu’on ne peut refuser un bail ni imposer des conditions plus onéreuses pour le seul motif qu’une personne est enceinte ou a des enfants, à moins que le refus ne soit justifié par les dimensions du logement. Des dommages-intérêts punitifs peuvent être accordés (Code civil, art. 1899).

Selon la CDPDJ, vous ne pouvez pas exiger ces renseignements pour conclure un bail (CDPDJ) :

  • nombre de personnes qui occuperont le logement
  • âge et sexe des enfants, entente de garde
  • détails sur l’emploi ou le salaire, coordonnées de l’employeur
  • numéro d’assurance sociale, d’assurance maladie ou de passeport
  • T4, relevé d’emploi, relevé de paie, solde bancaire, numéro de compte bancaire
  • numéro de permis de conduire ou immatriculation, marque et année du véhicule

Le TAL précise que la demande de location ne nécessite pas que la personne mentionne son emploi, le nom et les coordonnées de son employeur, le nombre d’années à l’emploi ou son salaire, ni la marque, la couleur et la plaque de son véhicule, ni les coordonnées de son institution financière ou un spécimen de chèque (TAL). Selon JuridiQC, les tribunaux ont déjà jugé non nécessaires les coordonnées bancaires, le numéro de carte de crédit, le salaire ou les relevés de paie et le nom de l’employeur.

Que peut contenir la demande de location?

Ce qui établit l’identité, le comportement et les habitudes de paiement. La CAI et le TAL confirment qu’un locateur peut recueillir des renseignements avant la conclusion du bail, en se limitant à ceux-ci :

  • Identité : le nom, le prénom et l’adresse actuelle complète.
  • Comportement : seulement le nom ou les coordonnées du locateur ou du concierge des logements occupés précédemment. La personne peut aussi fournir une lettre de recommandation.
  • Paiement : avec son consentement, des renseignements auprès de ses locateurs actuels ou antérieurs, ou une enquête de crédit.

À la place d’une enquête de crédit, la personne peut fournir « tout autre document attestant du respect de ses obligations par un organisme ou une entreprise de biens ou de services » (CAI). Les étudiants et les nouveaux arrivants ne sont pas pour autant relevés de l’obligation de démontrer leurs bonnes habitudes de paiement.

Personne ne peut refuser une demande parce que la personne refuse de fournir un renseignement personnel, sauf si la collecte est nécessaire au contrat, autorisée par la loi, ou s’il y a des motifs raisonnables de croire que la demande n’est pas licite. « En cas de doute, un renseignement personnel est réputé non nécessaire » (Loi sur le privé, art. 9).

Deux cas particuliers. Pour une sous-location ou une cession de bail, les renseignements permis sont les mêmes que pour un aspirant locataire. Si le locateur est un organisme public, comme un HLM, c’est plutôt la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels qui s’applique (TAL).

Pouvez-vous voir ou copier une pièce d’identité?

La voir, oui. La copier, non. Le locateur peut demander à voir une pièce « de type permis de conduire, carte d’assurance maladie ou sociale », mais il ne peut pas recueillir les informations qu’elle contient (CAI).

Le TAL est explicite : le locateur ne peut « faire une photocopie de cette pièce, ni la prendre en photo, ni la conserver ». La collecte du numéro de permis de conduire ou de carte d’assurance maladie n’est pas nécessaire pour valider l’identité, et pour un passeport, il ne peut ni en recueillir les informations ni en faire une copie (TAL).

Vous ne pouvez pas refuser la candidature d’une personne qui ne vous fournit pas les numéros de ses pièces d’identité (TAL, CAI).

Pouvez-vous faire une enquête de crédit?

Oui, avec le consentement de la personne, et seulement avec son nom, son adresse et sa date de naissance. La CAI en conclut que « le numéro d’assurance sociale n’est donc pas nécessaire » (CAI), et JuridiQC ajoute que le propriétaire « n’a donc pas le droit » de le demander (JuridiQC).

La CDPDJ est plus réservée. L’enquête de crédit n’est pas formellement interdite, mais elle est « fortement déconseillée par la Commission », car elle est souvent employée comme moyen indirect de discriminer et recueille des renseignements généralement pas nécessaires pour conclure le bail (CDPDJ, FAQ propriétaires; FAQ locataires). Elle suggère d’y recourir seulement si la personne ne parvient pas à fournir des preuves de paiements réguliers (CDPDJ).

La personne peut aussi faire l’enquête elle-même et vous remettre le rapport (CAI, TAL, JuridiQC). Retenez enfin que « le critère de nécessité est important et ne peut pas être remplacé par le consentement de la personne concernée » (CAI, Dossier de crédit).

Après la décision, les renseignements utilisés pour la prendre sont conservés au moins un an (Loi sur le privé, art. 11). Une fois les fins accomplies, vous devez les détruire ou les anonymiser, l’anonymisation devant suivre les critères et modalités déterminés par règlement (art. 23).

Que doit contenir un formulaire de consentement à l’enquête de crédit?

Un consentement valide et un avis de collecte complet. Le consentement doit être « manifeste, libre, éclairé et être donné à des fins spécifiques », demandé à chacune de ces fins en termes simples et clairs, et présenté distinctement de toute autre information s’il est écrit (Loi sur le privé, art. 14). Un consentement qui ne respecte pas la loi « est sans effet ».

Liste de vérification, tirée de l’article 14, de l’article 8 et des pages de la CAI sur le consentement et la Loi 25 :

  • Page à part. La demande écrite est séparée du formulaire de location et de toute autre information.
  • Une fin par case. Le consentement est « granulaire », c’est-à-dire demandé pour chaque fin spécifique : un pour joindre les anciens locateurs, un autre pour l’enquête de crédit.
  • Une fin précise. Par exemple, vérifier les habitudes de paiement pour ce logement-là.
  • Des mots simples. Le consentement doit être « compréhensible : demandé en termes simples et clairs ».
  • Un vrai choix. « Libre : impliquant un réel choix et donné sans contraintes et sans pression indue ».
  • Une durée limitée. Le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins visées.
  • Les données demandées. Nom, adresse et date de naissance, sans NAS.
  • L’avis de collecte. Les fins et les moyens de la collecte, les droits d’accès et de rectification et le droit de retirer son consentement.
  • Les tiers. Le nom du tiers pour qui la collecte est faite, par exemple une agence de sélection, le nom des tiers à qui les renseignements seront communiqués, comme l’agent d’évaluation du crédit, et la possibilité qu’ils soient communiqués à l’extérieur du Québec.
  • Sur demande. La durée de conservation et les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

Pour un renseignement sensible, le consentement doit être exprès (CAI). Ces règles de consentement sont en vigueur depuis septembre 2023 (CAI, Loi 25).

Qui paie l’enquête, et que faire en cas de gel de sécurité?

Selon JuridiQC, le propriétaire peut payer l’enquête ou « demander au locataire de payer des frais raisonnables ». L’article 1904 du Code civil interdit par ailleurs d’exiger « une somme d’argent autre que le loyer, sous forme de dépôt ou autrement ».

Un dossier de crédit peut faire l’objet de trois mesures de protection : le gel de sécurité, l’alerte de sécurité et la note explicative (Loi sur les agents d’évaluation du crédit, art. 8). Selon la CAI, le gel vise les contrats de location. Après l’avis d’un gel, vous ne pouvez pas vous adresser à un autre agent d’évaluation du crédit pour tenter d’obtenir les mêmes renseignements.

En cas d’alerte de sécurité, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vérifier l’identité de la personne (CAI). Le candidat peut aussi consulter lui-même son dossier, en principe gratuitement, auprès d’Équifax Canada Co. ou de Trans Union du Canada inc., et vous en transmettre une copie (CAI, JuridiQC).

Pouvez-vous exiger un revenu minimum ou une caution?

Vous pouvez vérifier la capacité de payer, mais pas exiger une caution à cause de l’aide sociale. La CDPDJ permet de « vérifier la capacité de la personne de payer le loyer », par exemple avec des preuves de paiements réguliers, et rappelle qu’un emploi précaire ou des prestations d’aide sociale n’empêchent pas nécessairement de payer (CDPDJ). Un propriétaire ne peut pas demander une caution parce qu’une personne est inscrite à un programme d’aide sociale (CDPDJ, Vos droits dans le logement).

Refuser une personne qui n’a jamais été locataire « pourrait constituer de la discrimination ». Vous pouvez plutôt demander une preuve de revenu ou de paiement régulier de factures de téléphone (CDPDJ, FAQ propriétaires), et vous devez offrir un moyen de démontrer de bonnes habitudes de paiement (CDPDJ, FAQ locataires).

Un dépôt ou des frais sont-ils permis?

Aucun dépôt, et au plus le premier mois de loyer d’avance. Le locateur « ne peut exiger d’avance que le paiement du premier terme de loyer » et ne peut exiger qu’un versement dépasse un mois de loyer. Il ne peut pas non plus exiger une somme autre que le loyer, sous forme de dépôt ou autrement, ni des chèques postdatés (Code civil, art. 1904; Québec.ca).

Le TAL précise que l’interdiction vise aussi les sommes pour garantir la remise des clés, et qu’un locateur « ne peut pas exiger un dépôt, qu’il s’agisse des clés ou des meubles » (TAL, Paiement du loyer; Questions fréquentes). Le premier mois peut être exigé à la signature même si le bail commence plus tard, comme dans l’exemple du TAL d’un bail « signé le 15 avril mais débutant le 1er juillet ».

Un locataire peut renoncer à cette protection, mais la renonciation doit être claire et non équivoque, et rien ne doit laisser croire à une exigence du locateur ou à la crainte de perdre le logement (Gouvernement du Québec, 2020). Pour les autres provinces, voyez dépôts et frais de location par province.

Agence, service externe ou outil automatisé : qui est responsable?

Vous et vos mandataires devez respecter les droits des locataires. Les droits des locataires « doivent être respectés par les propriétaires ou leurs mandataires (concierge, par exemple) » (CDPDJ). Si votre affichage passe par un service externe et qu’il est discriminatoire, « le service externe et vous-même vous exposez à une plainte », et il en va de même pour le harcèlement par un concierge (CDPDJ, FAQ propriétaires).

La Charte interdit de diffuser ou de publier un avis comportant discrimination, ou d’autoriser quelqu’un à le faire (Charte, art. 11). Côté renseignements personnels, « toute personne qui exploite une entreprise est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient », et le titre et les coordonnées du responsable doivent être publiés sur son site Web (CAI, Loi 25).

Si un outil rend une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, vous devez en informer la personne au plus tard au moment où vous l’informez de la décision (Loi sur le privé, art. 12.1). Elle doit pouvoir présenter ses observations à un membre de votre personnel en mesure de réviser la décision (CAI). Pour un agent conversationnel qui répond aux candidats, voyez aussi un agent de location IA doit-il dire qu’il est une IA.

Devez-vous expliquer un refus, et où porter plainte?

La personne refusée peut vous demander pourquoi. Selon la CDPDJ, « une personne à qui vous refusez un logement peut vous demander la raison de votre refus » (CDPDJ).

Une personne à qui l’on a demandé des renseignements personnels non nécessaires peut porter plainte à la Commission d’accès à l’information, au 1 888 528-7741 (TAL). Une personne victime de discrimination peut s’adresser à la CDPDJ : le processus est gratuit et la personne qui porte plainte est protégée contre toute forme de représailles (CDPDJ, FAQ locataires).

Quel bail utiliser?

Le formulaire obligatoire du TAL, papier ou électronique. Il est obligatoire depuis le 1er septembre 1996 (TAL, Qu’est-ce qu’un bail), et le locateur doit remettre un exemplaire du bail au locataire dans les 10 jours de sa conclusion (Code civil, art. 1895).

Le bail électronique du TAL coûte 2,99 $ plus taxes, soit 3,44 $ au total, et peut être signé à distance. Chaque partie fournit une adresse courriel valide, et la démarche doit être terminée dans un délai maximal de 36 heures. Des modifications aux formulaires sont entrées en vigueur le 1er janvier 2026, et ceux qui étaient en vente avant cette date restent valides jusqu’au 31 décembre 2026.

Le bail est rédigé en français, sauf volonté expresse des parties de le rédiger dans une autre langue (Code civil, art. 1897). À la conclusion du bail, remettez au nouveau locataire un avis du loyer le plus bas payé au cours des 12 mois précédant le début du bail (art. 1896), ce qui lui laisse 10 jours pour demander au TAL de fixer le loyer (TAL, Avis au nouveau locataire).

Une fois le bail signé, il n’existe aucun délai pour l’annuler : à la question d’un délai de 10 jours, le TAL répond « Non. Il n’y a aucun délai » (TAL, Questions fréquentes).

En bref

Question Règle au Québec Source
Premier contact Seulement le nécessaire à la location; aucune question sur les motifs de la Charte Loi sur le privé, art. 4 et 5; Charte, art. 10 et 12; CDPDJ
Occupants, enfants, NAS, employeur, salaire, relevés de paie, compte bancaire Ne peuvent être exigés CDPDJ; TAL; JuridiQC
Grossesse ou enfants Aucun refus sauf si les dimensions du logement le justifient Code civil, art. 1899
Pièce d’identité Montrée seulement; ni copie, ni photo, ni numéros TAL; CAI
Renseignement refusé Aucun refus sauf nécessité, autorisation légale ou demande illicite; en cas de doute, non nécessaire Loi sur le privé, art. 9
Enquête de crédit Avec consentement; nom, adresse, date de naissance; fortement déconseillée par la CDPDJ CAI; JuridiQC; CDPDJ
Formulaire de consentement Manifeste, libre, éclairé, spécifique, à part si écrit; avis de collecte complet Loi sur le privé, art. 8 et 14; CAI
Gel de sécurité Vise les contrats de location; pas d’autre agent pour les mêmes renseignements Loi sur les agents d’évaluation du crédit, art. 8; CAI
Frais d’enquête Frais raisonnables selon JuridiQC; aucune somme autre que le loyer selon l’art. 1904 Code civil, art. 1904; JuridiQC
Caution Pas à cause de l’aide sociale CDPDJ
Dépôt Aucun, ni pour les clés ou les meubles; au plus le premier terme de loyer d’avance Code civil, art. 1904; TAL
Décision automatisée Informer la personne; révision possible par un membre du personnel Loi sur le privé, art. 12.1; CAI
Conservation Au moins un an après la décision, puis destruction ou anonymisation selon le règlement Loi sur le privé, art. 11 et 23
Bail Formulaire obligatoire du TAL; exemplaire en 10 jours; avis du loyer le plus bas Code civil, art. 1895 et 1896; TAL